Опытные пользователи электронной почты умеют распознать сообщение, которое не стоит открывать, ведь фильтры спама не всегда работают безупречно. Но есть не только письма, которые не стоит читать, но и такие, которые не стоит отправлять. Они могут показывать недостаток воспитания и характеризовать вас не лучшим образом. Вот список электронных сообщений, которые...
Опытные пользователи электронной почты умеют распознать сообщение, которое не стоит открывать, ведь фильтры спама не всегда работают безупречно. Но есть не только письма, которые не стоит читать, но и такие, которые не стоит отправлять. Они могут показывать недостаток воспитания и характеризовать вас не лучшим образом. Вот список электронных сообщений, которые вы никогда не должны писать коллегам или своему боссу.
Письмо, написанное во избежание тяжелой беседы
Неважно, пытаетесь ли вы избежать серьезного разговора с начальством или с собственной мамой, никогда не стоит пытаться ограничиться электронным письмом. Поднимая важную тему, пытаясь разрешить конфликт, сообщая плохие новости или договариваясь о повышении - в любой из этих ситуаций лучше всего беседовать с человеком лично. Таким образом вы можете видеть реакцию человека и направлять беседу соответственно, а не просто отправлять письмо и с волнением ждать на него ответ.
Письмо с упреками
Это может быть коллега на стажировке, работу которого получено контролировать вам, или подрядчик, действующий не в рамках контракта. Кто бы ни стал причиной вашего недовольства, никогда не стоит пытаться упрекнуть его по почте. Наиболее эффективный способ сообщить кому-то, что он поступает не совсем верно, - поговорить с ним с глазу на глаз. Если вы хотите сказать кому-то, что он в чем-то ошибается, вам будет проще, если в дискуссии вы будете участвовать непосредственно.
Письмо, которое вы уже отправляли кому-то другому
Иногда отправление письма повторно может казаться хорошей идеей - так вы быстрее всего получите нужную информацию, при этом вам не придется заново составлять сообщение. Но будьте внимательны! Пересылая письмо, вы можете переслать всю ветку обсуждений, в которой будет информация, не предназначенная для чужих глаз. Перечитайте все, что планируете отправить, чтобы не совершить ошибку. Иногда лучше все же просто написать новое письмо.
Письмо с копиями всех предыдущих
Не стоит копировать предыдущие сообщения начальника или коллеги, отвечая им по электронной почте. Это раздражает. Выглядит так, будто вы не уверены в том, что говорите, и постоянно добавляете предыдущие сообщения, чтобы показать, что вы не ошиблись. Так или иначе, ваша репутация в офисе от такой манеры составлять сообщения может только пострадать. Лучше всего писать письма без копий из сообщений других людей и уведомлять сотрудников собственными словами.
Письмо с вопросом, направленное сразу множеству людей
Если вы хотите, чтобы ваше общение по электронной почте было эффективным и не занимало все ваше время, тогда не стоит посылать письма с вопросом большой группе людей. Задавая вопрос на важную тему и отправляя письмо большой группе людей, вы получаете сразу множество ответов, которые будут сильно отвлекать вас на протяжении рабочего дня. Иногда кажется, что почта - более удобный способ обсудить вопрос, чем совещание, тем не менее обычно справедливо обратное утверждение. Нередко куда проще обсудить все детали лично, чем пытаться спросить всех и сразу с помощью электронных сообщений.
Письмо, написанное со злости
Сложные обсуждения лучше проводить при личной беседе, а эмоции держать под контролем - не пишите писем тогда, когда сильно злитесь. Проще всего написать гневное письмо, созданное под влиянием раздражения, в котором вы используете грубые слова и не слишком следите за пунктуацией. Если хотите выпустить пар, вы действительно можете что-нибудь написать. Просто не нажимайте кнопку «отправить». Лучше всего вообще отложить составление каких-либо писем до того момента, когда вы полностью успокоитесь и сможете более рационально оценить, что стоит сказать, а от каких слов лучше воздержаться. В таком случае вы сможете избежать использования фраз и выражений, о которых потом пришлось бы пожалеть, и сохраните свой профессиональный подход к делу даже в напряженной стрессовой ситуации.
http://fb.ru/
